Checklist datamigratie

Checklist voor een Succesvolle Datamigratie

Vijf stellingen die het management niet wil horen!

& vijf tips om ze te voorkomen

De implementatie van een nieuw systeem is een intensief en complex project met zeer veel afhankelijkheden. Het hoogtepunt van dit project is de go-live waarbij de data verhuisd worden vanuit de oude systemen en het nieuwe systeem in gebruik genomen wordt. Tijdens zo’n project komt er altijd een moment waarop je één of meer van de volgende 5 stellingen hoort vanuit het projectteam of vanuit de organisatie.

Op basis van deze stellingen worden door datamigratie specialist Jack de Hamer een aantal praktische datamigratie tips gegeven die van toepassing zijn op de datamigratie. Hopelijk kunt u hier uw voordeel mee doen zodat u nooit hoeft te zeggen:

1. We hebben meer budget nodig!
2. We hebben meer tijd nodig!
3. We hebben meer resources nodig!
4. Het nieuwe systeem werkt niet!
5. We kunnen niet live!

Datamigratie tip 1

“We hebben meer budget nodig!”

Onze tips om hiermee om te gaan zijn:

• Neem tijdens de project initiatie fase budget op voor de datamigratie
• Neem tijdens de project initiatie fase ook budget op voor datakwaliteit optimalisatie
• Voor de datamigratie zijn specialisten & specialistische tools nodig
• Voor de datamigratie is een representatieve testomgeving noodzakelijk
• Vergeet niet bij scope wijzigingen om ook een aparte post datamigratie op te nemen

Kortom:

Maak de datamigratie vanaf de start integraal onderdeel van het project!

Tip:

Less is more! Hoe minder gegevens meegenomen worden hoe eenvoudiger en voordeliger de datamigratie is.

Datamigratie tip 2

“We hebben meer tijd nodig!”

Voorkom deze uitspraak door:

• Stel een datamigratieplan (conversieplan) op met hierin opgenomen de datamigratie strategie, resources, deliverables en milestones inclusief afhankelijkheden met andere tracks
• Er zullen wijzigingen op de scope komen, wees voorbereid
• Voer minimaal 3 proefmigraties uit voorafgaand aan de go-live
• Migreer géén historische gegevens (indien mogelijk)
• Sta vanaf een vooraf bepaald moment geen (grote) wijzigingen meer toe in de scope

Kortom:

Stel voor de datamigratie een gedegen projectplan op inclusief proefmigraties en wees voorbereid op wijzigingen.

Tip:

Less is more! Hoe minder gegevens meegenomen worden hoe sneller de datamigratie afgerond is.

Datamigratie tip 3

“We hebben meer resources nodig!”

Tips voor de programmamanager hiervoor zijn:

• Bemens het datamigratie team met specialisten
• Stel een team samen van mensen uit de organisatie en het project (datamigratie team) dat verantwoordelijk is voor datakwaliteit optimalisatie en de juiste data definities
• Zorg ervoor dat datakwaliteit monitoring en optimalisatie integraal onderdeel uitmaakt van het project
• Los datakwaliteitsproblemen op in het bronsysteem en voorafgaand aan de go-live en niet tijdens de migratie
• Zorg ervoor dat de datamigratie, kwaliteitscontrole en tellingen geautomatiseerd en dynamisch uitgevoerd kunnen worden

Kortom:

Het migreren van data is een specialisme waarbij de kwaliteit van data van cruciaal belang is. Zorg voor de juiste mensen en een (controle) framework.

Tip:

Less is more! Één specialist kan met de juiste tools meer en beter resultaat bereiken dan vijf generalisten.

Datamigratie tip 4

“Het nieuwe systeem werkt niet!”

Dit kunt u voorkomen door:

• Zorg ervoor dat er een specialist van de leverancier plaats neemt in het datamigratie team
• Test met een representatieve set gegevens
• Stem oude en nieuwe systeemdefinities op elkaar af
• Zorg ervoor dat de test-track onafhankelijk van de datamigratie-track tests maakt voor controle van gemigreerde gegevens in combinatie met het nieuwe systeem
• Vergeet niet om ook de randapplicaties mee te testen

Kortom:

De juiste werking van het nieuwe systeem kan alleen beoordeeld worden inclusief productie-like data. Zorg ervoor dat dit end-to-end gedaan wordt en zo vroeg mogelijk in het project.

Tip:

More is better! Hoe vaker er geoefend wordt met de ontwikkelde migratieprogrammatuur hoe beter het resultaat tijdens de go-live zal zijn.

Datamigratie tip 5

“We kunnen niet live!”

Dit wilt u natuurlijk voorkomen!

• Zorg voorafgaand aan de daadwerkelijke migratie voor Acceptatiecriteria, Risicoprofielen, een Controlestrategie en een Controleplan inclusief Controles en een Draaiboek en test deze tijdens de proefmigraties
• De accountant zal willen zien dat de administratie in het oude systeem aansluit op de administratie in het nieuwe systeem voordat hij de cijfers accordeert
• Laat een interne of een externe auditor de datamigratie beoordelen en regelmatig verslag uitbrengen aan de stuurgroep
• Leg zoveel mogelijk vast! Rapporten, printscreens, testen, tellingen, hashes alles is belangrijk en goed om te bewaren in een dossier
• Voer een generale repetitie uit van het integrale go-live draaiboek ter toetsing van alle afhankelijkheden

Kortom:

De stuurgroep zal uiteindelijk bepalen of het nieuwe systeem live gaat of niet en heeft hiervoor input nodig. Zorg ervoor dat er geoefend is met het draaiboek en dat vooraf duidelijk is onder welke condities de datamigratie geaccepteerd wordt.

Tip:

More is better! Hoe vaker er geoefend wordt met het draaiboek en het controleplan hoe beter het resultaat tijdens de go-live zal zijn.

Interview met Jeroen Raijmakers, IT-directeur bij Eichholtz, over datamigratie, datakwaliteit optimalisatie en shipping marks.