GS1 Code Management
Ik kwam voor het eerst in aanraking met de GS1 standaard via mijn werkgever Type 2 Solutions, een GS1 specialist. Eigenlijk is dat best apart, want GS1 kom je dagelijks tegen in de supermarkt, waar alle producten voorzien zijn van een GS1 barcode, de streepjescode (EAN 13 barcode).
Het eerste dat mij opviel tijdens de kennismaking met GS1 is dat er heel veel termen en afkortingen zijn. Omdat ik van klanten hier vaak vragen over krijg en zij soms zeggen door de bomen het bos niet meer te zien heb ik besloten om mijn ervaringen met de GS1 standaard in dit blog te delen.
Zoals gezegd, zijn wij een GS1 specialist. Als implementatie partner van GS1 ondersteunen wij organisaties om te voldoen aan de GS1 standaard. Er wordt dus van mij verwacht dat ik de GS1 standaard door en door ken. Niet alleen voor een specifieke branche of een bepaald scenario, maar in zijn geheel. Gelukkig komt ervaring met de tijd en heb ik mensen mogen adviseren in verschillende sectoren.
Hoe pak je dat aan?
Ik merk dat er vooral veel informatie is over de standaard zelf, welke codes er nodig zijn en welke barcodes geschikt zijn voor welke situaties. Waar ik minder van terug zie is hoe je de codes moet beheren. Dit is namelijk net zo belangrijk als het gebruik ervan. In dit blog deel ik dan ook mijn ervaringen met het vraagstuk over codebeheer. Dit doe ik aan de hand van de meest voorkomende valkuilen. Vanzelfsprekend geef ik je ook tips om ze te voorkomen.
Laten we beginnen met een korte introductie van GS1, wat deze organisatie doet en wat die codes nu eigenlijk zijn. Hopelijk is ‘GS1’ daarna een minder abstracte term, kun je de standaard beter begrijpen en wordt duidelijk waarom codebeheer zo belangrijk is.
- GS1 Code Management - Hoe pak je dat aan?
- Een eenvoudige uitleg van de GS1 Codes
- 6 Tips voor het beheren van de GS1 codes
- Het belang van de kwaliteit van data
GS1, een eenvoudige uitleg.
GS1 is een onafhankelijke non-profit organisatie voor het ontwikkelen en beheren van de internationale standaarden voor de identificatie, het vastleggen en delen van gegevens; waarbij de GS1 codes onderdeel zijn van deze standaarden. Helaas maakt dit het niet minder abstract. Waar het op neer komt is dat GS1 (Global Standards) de standaard beheert die ervoor zorgt dat ieder bedrijf wereldwijd unieke nummers kan toewijzen. Bijvoorbeeld aan hun producten, locaties en assets.
Deze codes hebben allemaal hun eigen afkorting, bijvoorbeeld:
- GTIN voor producten, wat staat voor Global Trade Item Number,
- GLN voor locaties: Global Location Number,
- SSCC voor verzendeenheden (zoals pallets): Serial Shipping Container Code,
- GIAI voor assets: Global Individual Asset Identifier.
Als je onbekend bent met GS1 zullen alle afkortingen het moeilijker maken om de standaard te begrijpen en toe te passen. Het beste advies dat ik je hiervoor kan geven is: houd vol!
Wanneer je ermee gaat werken wordt het vanzelf makkelijker. Wees ook niet bang om wat extra denkkracht in te huren; een GS1 specialist of implementatie partner kan je op het goede spoor brengen.
Een SSCC-label met de GTIN (Content) en de SSCC-code.
Logische structuur
De GS1 codes zelf lijken een willekeurige reeks aan getallen. Gelukkig is ‘lijken’ hier het goede woord en is er een logische onderliggende structuur. Deze structuur kan licht afwijken per type code maar ziet er in essentie zo uit:
([voorloopnummer]) [GS1 bedrijfsnummer] [volgnummer] [controlecijfer].
Waarbij het voorloopnummer alleen bij specifieke codes voorkomt. Als ik de opbouw illustreer met een locatie code (GLN) dan ziet dat er zo uit; 8719326445229:
- Geen voorloopnummer.
- 87193264452 – het bedrijfsnummer van Type2Solutions (groen)
- 2 – volgnummer (blauw)
- 9 – controlecijfer (rood)
Het controlecijfer
Dit laatste cijfer, het controlecijfer, is een speciaal nummer dat gebruikt wordt als controle op typefouten. Dit cijfer wordt berekend aan de hand van alle voorgaande cijfers in de code. Als een van de cijfers dus per ongeluk wordt veranderd, klopt het controle cijfer niet meer en is het duidelijk dat er iets mis is met de code.
Wanneer de code juist is kan deze ook vertaald worden in een barcode zodat deze gescand kan worden in bijvoorbeeld de supermarkt. De supermarkt kan aan deze code haar eigen informatie koppelen zoals de prijs. Dit zie je als consument weer terug op het display van de kassa als je een barcode op een product scant.
Wanneer je behoefte hebt aan meer informatie over de GS1 codes, barcodes of controlecijfers kijk dan vooral eens rond in onze kennisbank op palletlabel.nl.
Tip 1. Houd het centraal
De beste tip voor GS1 code beheer is: houd het centraal. De GS1 codes zijn zo belangrijk omdat ze wereldwijd uniek zijn. Zodra er niet meer gegarandeerd kan worden dat iedere productcode bij maar één product hoort, loopt de hele standaard in de soep.
In het verleden heb ik meegemaakt dat bedrijven meerdere softwarepakketten tot hun beschikking hadden waar zij deze codes in konden uitgeven. Normaliter werd dit altijd door 1 persoon gedaan die zorgvuldig zorgde dat de twee systemen met elkaar overeenkwamen. Tijdens haar vakantie is het helaas misgegaan – in het ene systeem had product 1 de productcode die in het andere systeem bij product 2 hoorde.
Gelukkig was alleen product 1 nog maar gecommuniceerd naar klanten en was product 2 nog niet te bestellen, maar alsnog gaf dit de nodige verwarring en extra werk. Beheer je codes centraal om het risico te minimaliseren dat er 1 code aan 2 verschillende producten wordt toegewezen. Wanneer dit gebeurt en er zou een elektronische order binnen komen (via EDI, Electronic Data Interchange) met daarin precies die productcode (GTIN), dan zou je niet kunnen weten welk product je eigenlijk moet leveren. Nu is dit een eenvoudig op te lossen probleem maar er zijn ook praktijkvoorbeelden te geven die veel lastiger op te lossen zijn.
Zorg dat ieder product een unieke GS1 code, de GTIN /EAN 13, heeft. Het is belangrijk om de kwaliteit van je data op orde te hebben voor EDI, labeling en het uitwisselen van artikelgegevens met je afnemers.
Tip 2. Heldere documentatie
Het kan zijn dat het toekennen van codes binnen je bedrijf gewaarborgd wordt met procedures en protocollen. Dat is natuurlijk een optie, maar zorg er dan wel voor dat deze procedures goed gedocumenteerd zijn en daarnaast bekend zijn bij iedereen in het hele bedrijf.
Vergeet niet dat wat voor jou duidelijk en bekend is, misschien voor een collega minder duidelijk of helemaal onbekend kan zijn. Bij veel mensen en bedrijven is documentatie toch een beetje een ondergeschoven kindje.
Op het moment dat je met de GS1 standaard bezig bent, is het vaak overduidelijk wat de afkortingen betekenen en hoe je de codes aan moet maken. Echter is het een half jaar later vaak giswerk naar de details en had (geüpdatete) documentatie enorm behulpzaam geweest.
Houd dus rekening met de foutgevoeligheid van procedures.
Tip 3. Een centraal aanspreekpunt
Deze tip is eigenlijk weer “houd het centraal”. Maar dan in een persoonlijke context. Als ik teruggrijp op het vorige voorbeeld van een beheerder die op vakantie ging, had dit voorkomen kunnen worden als haar invaller net zo goed op de hoogte was geweest als zijzelf.
Echter geldt het tegenovergestelde ook. Wanneer een hele afdeling gezamenlijk de codes moeten beheren zal niemand zich geroepen voelen om dit in goede banen te leiden. Dan weet iedereen een beetje maar overziet niemand het geheel Door een select aantal mensen zeggenschap te geven over het GS1 beheer is de kans op een duidelijk beleid aanzienlijk groter.
Daarbij is het van groot belang dat de rest van het bedrijf weet dat voor GS1 gerelateerde vragen je bij deze groep moet zijn.
Het is voorgekomen dat er contact met mij is opgenomen door een logistieke afdeling waarbij het niet bekend was dat de financiële afdeling al een GS1 abonnement had afgesloten. Een ander voorbeeld: grafisch vormgevers die niet wisten dat de producten al een GTIN/EAN13 code toegewezen hadden gekregen.
Door een select aantal personen verantwoordelijk te maken voor het beheer, in plaats van een algemene verantwoordelijkheid, minimaliseer je het risico dat afdelingen er hun eigen invulling aan gaan geven. Dit vertaalt zich dan ook weer in minder risico op dubbel uitgegeven codes en dus naar een juiste implementatie en interpretatie van de GS1 standaard.
Hoe je het beheer van de codes ook aanpakt; werk met een centraal aanspreekpunt en klein team aan hoofdverantwoordelijken. Zorg er daarnaast voor dat alle verschillende afdelingen bij het proces betrokken worden, zodat zij weten waar ze moeten zijn met vragen. En ook hier geldt: documenteer, borg de kennis!
De GTIN is de unieke identificatie voor je artikel en kan weergegeven worden in een barcode, zoals in dit voorbeeld de GS1 DataMatrix.
Tip 4. Masterdata op orde
Het is dus belangrijk om te centraliseren. Een select aantal personen is verantwoordelijk voor het beheer van de standaard binnen de organisatie en de codes worden op een centrale plek bijgehouden. Als er in het bedrijf meerdere softwarepakketten zijn die dezelfde codes kunnen uitgeven, kijk dan of het mogelijk is om de functionaliteit in de overige pakketten uit te schakelen.
Op deze manier minimaliseer je de kans dat er per ongeluk verkeerde codes worden uitgegeven. De GS1 codes moeten eigenlijk beschouwd worden als een belangrijk onderdeel van je master data. Dit zijn de basisgegevens die nodig zijn voor je bedrijfsprocessen, denk bijvoorbeeld aan de prijs van een product of het aflever adres van een klant. Door op deze manier ernaar te kijken, in plaats van ze te zien als aanvullende informatie die alleen nodig is om aan partij X te verkopen, zal het beheer, het gebruik en de toepassing van de GS1 standaarden veel makkelijker worden.
Het belang van hoge kwaliteit data
Als master data in de organisatie toch niet helemaal in orde is en daardoor het toekennen en beheer van de GS1 codes voor problemen zorgt, dan raad ik je aan om eerst je gegevens op orde te brengen met de GS1 standaard in je achterhoofd.
Vergelijk het met een administratie thuis; je bewaart alle belangrijke documenten zoals het ook zou moeten, maar het is allemaal op een grote stapel beland die alleen nog ‘even’ opgeruimd moet worden. Hoe sneller die stapel opgeruimd is, hoe beter: de stapel wordt namelijk alleen maar groter en zo gaat het ook met master data. Hoe langer je wacht voordat je het op orde brengt, hoe lastiger het wordt.
Mocht je interesse hebben in het opschonen en het in orde houden van de datakwaliteit van je artikelgegevens: dan is onze Data Kwaliteit Monitor wellicht iets voor jou.
Inzicht in de kwaliteit van je artikelgegevens: De Datakwaliteit Monitor. Beheer, monitor en optimaliseer gericht je master data. Ga voor 100% datakwaliteit.
Tip 5. Voorzichtig omgaan met Excel
Een andere valkuil die ik ben tegengekomen is het beheer van de GS1 codes in een Excel bestand. Op het eerste gezicht lijkt hier niets mis mee, zeker als er een centraal documentbeheer programma wordt gebruikt zodat iedereen in hetzelfde bestand kan werken.
Maar wat te doen wanneer werknemer A een offline versie van het bestand downloadt, een aantal codes uitgeeft, netjes het bestand bijwerkt om het daarna weer te uploaden en zijn collega doet tegelijkertijd precies hetzelfde?
Waar je rekening mee moet houden is dat Excel automatisch dingen aanpast. Je hebt bijvoorbeeld een Excel bestand met daarin een kolom met SSCC nummers. Deze kolom is van type “tekst”. Excel zal je dan vertellen dat je nummers aan het opslaan bent als tekst en suggereert dat je het datatype omzet naar “cijfer”. Klinkt vrij logisch, maar zodra je dit aanpast verdwijnen de voorloopnummers omdat dit nullen waren en is je SSCC ongeldig geworden!
Probeer dus altijd gebruik te maken van software die werkt met en volgens de GS1 standaard. Er zijn ERP systemen op de markt die volledig met GS1 kunnen functioneren, alsmede software die naast je ERP kan draaien of software die volledig los van je ERP systeem te gebruiken is. Tip: informeer hiernaar bij jouw software leverancier.
Tip 6. Code Management Systeem
Kan je de GS1 standaard niet in je ERP systeem beheren en is een WMS of masterdata management systeem geen optie, dan zijn er laagdrempelige code management systemen.
Als EAN 13/ GTIN de enige GS1 code is die je gebruikt, dan kun je zelfs in de “mijn GS1” omgeving de codes bijhouden. Deze omgeving zit standaard bij het GS1 abonnement en kost niets extra’s.
Wil je naast de EAN codes ook andere codes beheren, barcode labels maken en electronische berichten (EDI) uitwisselen dan is een van onze SaaS oplossingen (link plaatsen) die wij aanbieden als GS1 specialist wellicht een beter alternatief. Offline aanpassen is hierin niet mogelijk en dubbele GS1 codes kunnen niet worden ingevoerd.
Een voorbeeld van een online centraal GS1 code management systeem voor SSCC-labels en EDI, Palletlabel.nl.
Neem de tijd en schroom niet om hulp te vragen
Hopelijk kun je de tips in deze blog goed gebruiken binnen jouw organisatie. Neem de tijd om GS1 te begrijpen, wat de codes betekenen en hoe ze werken. Investeer in een codemanagement systeem, documenteer de afspraken die je binnen het bedrijf maakt en communiceer ze met de verschillende afdelingen.
Heb je aanvullende vragen schroom dan niet om te bellen, mailen of te appen. Je bent zeker niet de enige en we delen als GS1 specialist graag onze ervaringen en expertise! Je kunt ook je gegevens achterlaten en dan nemen wij contact me je op.
Dit artikel is geschreven door Stefanie Polfliet.
Heb je een vraag of wil je meer weten?
Laat je gegevens achter en wij nemen contact met je op.
Lees meer over data management
T2S hanteert een bewezen aanpak voor het beheren, inzichtelijk maken en gericht verbeteren van gegevens. Lees meer over data kwaliteit management en hoe u in 5 stappen uw data kan optimaliseren.
Carrière bij Type 2 Solutions 
Bedankt voor uw bezoek! ICT & Logistiek 2024