Checklist voor een Succesvolle Datamigratie
Vijf stellingen die het management niet wil horen!
& vijf tips om ze te voorkomen
De implementatie van een nieuw systeem is een intensief en complex project met zeer veel afhankelijkheden. Het hoogtepunt van dit project is de go-live waarbij de data verhuisd worden vanuit de oude systemen en het nieuwe systeem in gebruik genomen wordt. Tijdens zo’n project komt er altijd een moment waarop je één of meer van de volgende 5 stellingen hoort vanuit het projectteam of vanuit de organisatie.
Op basis van deze stellingen worden door datamigratie specialist Jack de Hamer een aantal praktische datamigratie tips gegeven die van toepassing zijn op de datamigratie. Hopelijk kunt u hier uw voordeel mee doen zodat u nooit hoeft te zeggen:
- We hebben meer budget nodig!
- We hebben meer tijd nodig!
- We hebben meer resources nodig!
- Het nieuwe systeem werkt niet!
- We kunnen niet live!
Datamigratie tip 1
“We hebben meer budget nodig!”
Onze tips om hiermee om te gaan zijn:
- Neem tijdens de project initiatie fase budget op voor de datamigratie;
- Neem tijdens de project initiatie fase ook budget op voor datakwaliteit optimalisatie;
- Voor de datamigratie zijn specialisten & specialistische tools nodig;
- Voor de datamigratie is een representatieve testomgeving noodzakelijk;
- Vergeet niet bij scope wijzigingen om ook een aparte post datamigratie op te nemen.
Kortom:
Maak de datamigratie vanaf de start integraal onderdeel van het project!
Tip:
Less is more! Hoe minder gegevens meegenomen worden hoe eenvoudiger en voordeliger de datamigratie is.
Datamigratie tip 2
“We hebben meer tijd nodig!”
Voorkom deze uitspraak door:
- Stel een datamigratieplan (conversieplan) op met hierin opgenomen de datamigratie strategie, resources, deliverables en milestones inclusief afhankelijkheden met andere tracks;
- Er zullen wijzigingen op de scope komen, wees voorbereid!
- Voer minimaal 3 proefmigraties uit voorafgaand aan de go-live;
- Migreer géén historische gegevens (indien mogelijk);
- Sta vanaf een vooraf bepaald moment geen (grote) wijzigingen meer toe in de scope.
Kortom:
Stel voor de datamigratie een gedegen projectplan op inclusief proefmigraties en wees voorbereid op wijzigingen.
Tip:
Less is more! Hoe minder gegevens meegenomen worden hoe sneller de datamigratie afgerond is.
Datamigratie tip 3
“We hebben meer resources nodig!”
Tips voor de programmamanager hiervoor zijn:
- Bemens het datamigratie team met specialisten;
- Stel een team samen van mensen uit de organisatie en het project (datamigratie team) dat verantwoordelijk is voor datakwaliteit optimalisatie en de juiste data definities;
- Zorg ervoor dat datakwaliteit monitoring en optimalisatie integraal onderdeel uitmaakt van het project;
- Los datakwaliteitsproblemen op in het bronsysteem en voorafgaand aan de go-live en niet tijdens de migratie;
- Zorg ervoor dat de datamigratie, kwaliteitscontrole en tellingen geautomatiseerd en dynamisch uitgevoerd kunnen worden.
Kortom:
Het migreren van data is een specialisme waarbij de kwaliteit van data van cruciaal belang is. Zorg voor de juiste mensen en een (controle) framework.
Tip:
Less is more! Één specialist kan met de juiste tools meer en beter resultaat bereiken dan vijf generalisten.
Datamigratie tip 4
“Het nieuwe systeem werkt niet!”
Dit kunt u voorkomen door:
- Zorg ervoor dat er een specialist van de leverancier plaats neemt in het datamigratie team;
- Test met een representatieve set gegevens;
- Stem oude en nieuwe systeemdefinities op elkaar af;
- Zorg ervoor dat de test-track onafhankelijk van de datamigratie-track tests maakt voor controle van gemigreerde gegevens in combinatie met het nieuwe systeem;
- Vergeet niet om ook de randapplicaties mee te testen.
Kortom:
De juiste werking van het nieuwe systeem kan alleen beoordeeld worden inclusief productie-like data. Zorg ervoor dat dit end-to-end gedaan wordt en zo vroeg mogelijk in het project.
Tip:
More is better! Hoe vaker er geoefend wordt met de ontwikkelde migratieprogrammatuur hoe beter het resultaat tijdens de go-live zal zijn.
Datamigratie tip 5
“We kunnen niet live!”
Dit wilt u natuurlijk voorkomen!
- Zorg voorafgaand aan de daadwerkelijke migratie voor Acceptatiecriteria, Risicoprofielen, een Controlestrategie en een Controleplan inclusief Controles en een Draaiboek en test deze tijdens de proefmigraties;
- De accountant zal willen zien dat de administratie in het oude systeem aansluit op de administratie in het nieuwe systeem voordat hij de cijfers accordeert;
- Laat een interne of een externe auditor de datamigratie beoordelen en regelmatig verslag uitbrengen aan de stuurgroep;
- Leg zoveel mogelijk vast! Rapporten, printscreens, testen, tellingen, hashes alles is belangrijk en goed om te bewaren in een dossier;
- Voer een generale repetitie uit van het integrale go-live draaiboek ter toetsing van alle afhankelijkheden.
Kortom:
De stuurgroep zal uiteindelijk bepalen of het nieuwe systeem live gaat of niet en heeft hiervoor input nodig. Zorg ervoor dat er geoefend is met het draaiboek en dat vooraf duidelijk is onder welke condities de datamigratie geaccepteerd wordt.
Tip:
More is better! Hoe vaker er geoefend wordt met het draaiboek en het controleplan hoe beter het resultaat tijdens de go-live zal zijn.
Download ‘Checklist datamigratie’
Download de volledige checklist voor een succesvolle datamigratie met stellingen en praktische datamigratie tips gegeven door Jack de Hamer die van toepassing zijn op de datamigratie.
Datamigratie voor Eichholtz
Eichholtz gebruikt voor de conversie naar het nieuwe ERP systeem Business Central het datamigratie platform en de datakwaliteit monitor van Type 2 Solutions.
“Type 2 Solutions gaf ons houvast in het project. Het systeem dat zij daarvoor inzetten, het datamigratie platform met de datakwaliteit monitor, dat werkt gewoon echt perfect.
We hadden continu een ijkpunt tijdens de migratie; dit hebben we gemigreerd, dit hebben we geüpload en dit zijn de verschillen.”
Interview met Jeroen Raijmakers, Directeur IT bij Eichholtz.
Specialistische tools: Datamigratie Platform
Ontdek het T2S Datamigratie Platform voor het extraheren, transformeren, valideren en laden van data. Het platform kan ingezet worden bij een datamigratie en een data integratie.
Datakwaliteit Monitor
Ontdek de T2S Datakwaliteit Monitor. Een gebruiksvriendelijk dashboard dat de kwaliteit van uw gegevens volgt, meet en u helpt met gericht actie te ondernemen.
Wat zeggen onze klanten
Lees meer over onze ervaring met datamigratie projecten bij onze klanten. Klik op een van de afbeeldingen en lees meer over wat onze klanten zeggen over de samenwerking met T2S.
Wat zijn uw ervaringen?
Wij zijn benieuwd naar uw ervaringen met een datamigratie tijdens een implementatie van een nieuw systeem. Heeft u tips voor ons? Laat het ons weten! Vul uw gegevens in en Jack de Hamer neemt contact met u op.
Veelgestelde vragen over datamigratie
Als u besluit een nieuw systeem te gaan implementeren. Begin met het denken over de datamigratie voordat u het nieuwe systeem hebt gekozen.
De datamigratie bepaalt mede de keuze voor het nieuwe systeem en de leverancier. Vergelijk met het een verhuizing. Als u niet weet of meubels waaraan u gehecht bent zullen passen in het nieuwe huis of alleen met kunst- en vliegwerk dan zal dit invloed hebben op uw keuze voor het nieuwe huis.
Eisen die u stelt aan het nieuwe systeem zijn; dat u er gegevens naartoe kunt migreren, dat het uw bedrijfsprocessen ondersteunt en dat u de gegevens die u nu beschikbaar heeft mee kan nemen naar het nieuwe systeem of systemen. Daarnaast wilt u graag weten welke datamigratie taken de leverancier voor zijn rekening neemt en welke taken van u verwacht worden tijdens de implementatie.
Als een programma manager aan de slag gaat om een nieuw systeem te implementeren, wil hij/zij van tevoren weten hoeveel effort het kost om te testen, gebruikers op te leiden en hoelang het duurt om de gegevens te migreren. Als u in een weekend over wilt maar het duurt 6 weken om alles erin te laden dan gaat dat niet lukken. Kortom, u moet er van tevoren over nadenken zodat de datamigratie integraal onderdeel uitmaakt van het programma en u er budget voor vrijmaakt.
Zodra het projectteam voor de implementatie gevormd wordt door de programma manager. Stel een projectleider aan die verantwoordelijk is voor de datamigratie. De projectleider stelt het datamigratie plan op.
Het opstellen van een data migratie plan duurt gemiddeld 10 werkdagen. Hierbij wordt een vooronderzoek van de datamigratie verricht waarbij gekeken wordt naar het bron- en doelsysteem. U begint altijd bij het doelsysteem. Binnen het doelsysteem identificeert u de gegevensverzamelingen (bedrijfsobjecten) die binnen de scope zijn van de datamigratie. Een voorbeeld van een gegevensverzameling zijn klanten of relaties, contracten en prijzen.
Waarom start u met een vooronderzoek met als deliverable een datamigratie plan? Het antwoord hierop is heel simpel. Omdat u wilt weten, zoals iedere organisatie, wat gaat het mij kosten, wie heb ik ervoor nodig, hoelang gaat het duren en wat zijn de risico’s?
Carrière bij Type 2 Solutions 
Bedankt voor uw bezoek! ICT & Logistiek 2024